LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

I. ABSTRAKSI PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

Dalam tahun kedua implementasi SMM ISO 9001 : 2000 di SMK Ma’arif NU I Ajibarang kegiatan audit internal sebagai upaya untuk memantau keefektifan pelaksanaannya, memantapkan sasaran program audit internal sebagai berikut :

1. Memperbaiki kinerja SMM SMK Ma’arif NU I Ajibarang.
2. Meyakinkan diri tentang keefektifan dan kesesuaian SMM ISO 9001 : 2000
3. Meyakinkan otoritas perundangan behwa kita menerapkan SMM ISO 9001 : 2000 dan kinerja SMK Ma’arif NU I Ajibarang memenuhi persyaratan legal
4. memilih calon pemasok yang diyakini SMM-nya akan mampu memenuhi persyaratan kita.
Frekuensi kegiatan audit internal dilakukan satu kali dalam satu tahun.
Kegiatan mutu / persyaratan SMM yang diaudit meliputi :

1. Manajemen Proses
2. Quality manajemen Proses
3. Proses Penerimaan Siswa Baru
4. Pendampingan siswa
5. Pembelian, Sumber daya manusia ( kompetensi, kesadaran, pelatihan ) penyediaan sarana prasarana
6. Proses penyelenggaraan, pemantauan, pengukuran pendidikan program produktif.
7. Proses penyelenggaraan, pemantauan, pengukuran pendidikan dan pelatihan program Normatif dan adaptif.
8. Administrasi Ketatausahaan
9. Perpustakaan
10. Pengembangan kurikulum
11. Pemasaran dan hubungan industri
12. Unit Produksi
Waktu digunakan untuk mengaudit yang dijadwalkan 2 jam dalam realisasinya hampir semua fungsi audit berkisar antara 2,5 sampai 3 jam.

Semua auditor dan auditee dapat melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan.

II. RINGKASAN HASIL AUDIT INTERNAL
Audit internal terhadap 12 kegiatan mutu/ persyaratan SMM melibatkan 12 lead auditor. dilaksanakan tanggal 2 sampai dengan 10 Mei 2007, dengan hasil sebagai berikut :

Prosedur wjib yang dipersyaratkan SMM ISO 9001 : 2000 yang harus diaudit adalah :
1. 4.2.3. Pengendalian Dokumen
2. 4.2.4. Pengendalian Rekaman
3. 5.4 Perencanaan
4. 8.2.3. Pemantauan dan pengukuran prose
5. 8.3. Ketidaksesuaian pengendalian
6. 8.4. Analisa Data
7. 8.5.2. Tindakan koreksi
8. 8.5.3. Tindakan pencegahan

Dari hasil audit internal dengan gambaranketerlaksanaan sebagai berikut :
1. 4.2.3. Pengendalian dokumen disemua fungsi dapat terlaksana hanya masih ada beberapa fungsi yang belum taat azaz sehingga masih ada dokumen kedaluwarsa ada diunit kerja/ fungsi, dan distribusi salinan terkendali tidak sesuai prosedur.
2. 4.2.4. Pengendalian rekaman dibeberapa fungsi butuh ditingkatkan kerena penyimpanan rekaman belum semua dapat diakses.
3. 5.4. Perencanaan. Tidak ada masalah, semua fungsi sudah memiliki perencanaan.
4. 8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses sebagian besar sudah melaksanakan. Seperti kegiatan evaluasi bulanan, pemantauan kegiatan pemelajaran oleh Kapro, Koordinator NA, WKS 1, pemantauan fungsi wali kelas, pendampingan siswa.
5. 8.3. Pengendalian ketidaksesuaian, secara umum dapat berjalan, hanya dalam perekaman butuh ditingkatkan.
6. 8.4. Analisa Data. Pada fungsi-fungsi kunci seperti pemantauan proses penyelenggaraan kegiatan pemelajaran, pendampingan siswa, komunikasi dengan pelanggan, pemasaran tamatan dan perpustakaan dapat berjalan dengan baik.
7. 8.5.2. Tindakan koreksi, masih butuh ditingkatkan dibeberapa fungsi.
8. 8.5.3. Tindakan pencegahan, masih butuh ditingkatkan dibeberapa fungsi.

Secara rinci dalam kegiatan audit internal ditemukan :

KTS minor 6 ( enam ) dan Observasi 38 ( tiga puluh delapan ). Dari 12 fungsi yang diaudit

III. KESIMPULAN KEEFEKTIFAN SMM ISO 9001 : 2000 DAN HASIL AUDIT INTERNAL
Dari kegiatan audit internal yang dilaksanakan tanggal 2 sampai dengan 10 Mei 2007 dengan melibatkan 12 lead auditor, 12 auditor yang terbagi dalam 12 tim auditor mengaudit 12 kegiatan mutu/ persyaratan SMM dengan hasil KTS Minor 6 ( enam ) dan auditee memberikan 38 saran untuk perbaikan. WMM menyimpulkan bahwa SMM cukup efektif dilaksanakan di SMK Ma’arif NU I Ajibarang, karena tidak terdapat KTS Major disemua fungsi yang ada.

IV. PENUTUP
Demikian mudah-mudahan laporan Audit Internal ini dapat menjadi bahan evaluasi selanjutnya, sehingga sekolah dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan bimbingan kepada kita semua, amin ...